Во время пандемии перед многими работодателями встал вопрос: остановить деятельность компании или перейти на удаленную работу. Остановиться – значит потерять прибыль, а многих такой расклад не устраивает. Но в то же время дистанционная работа кажется чем-то загадочным, непонятным, рисковым. Сегодня мы подробно рассмотрим, что она представляет из себя: принципы, плюсы, минусы, как ее организовать и поддерживать эффективность сотрудников штата.
Принципы организации удаленной работы сотрудников
Чтобы дистанционная работа была эффективна, придерживайтесь следующих принципов:
- Соблюдайте расписание. Часто непродуманный переход на дистанционку приводит к тому, что часть сотрудников приступает к работе в 8 вечера, другие садятся в 8 утра, но каждые 15 минут прерываются, чтобы попить чай и поиграть с котом. В итоге – никакой организованности, а следовательно – эффективности. Чтобы такой ситуации не было, объявите рабочие часы, в течение которых сотрудники должны быть на связи и отчитываться о проделанных задачах. В этом помогут специальные сервисы, но об этом чуть позже.
- Используйте видеоконференции для обсуждения задач. Не отправляйте на почту длинные письма с заданиями. Во-первых, сотрудники могут заметить их не сразу. Во-вторых, если появятся вопросы, обсуждение может занять несколько часов. Вы сэкономите время, если будете созваниваться по видеосвязи, ставить задачи и решать другие сложные проблемы.
- Выберите единые каналы связи. Кроме видеоконференций, рекомендуем создать общий онлайн-чат. Решите, где вы будете общаться: в Telegram, Whatsapp или CRM-системе. Благодаря этому вы избежите путаницы: когда один пишет на почту, а другой ждет сообщение в Viber.
- Позаботьтесь о том, чтобы у каждого был компьютер или ноутбук с гарнитурой, наушниками и интернетом. Если у кого-то вдруг нет личного десктопа, выделите ему штатный на время карантина. Важно решить эту проблему, иначе человек просто не сможет работать в удаленном формате.
- Используйте облачные сервисы. Современные компании, даже которые работают только офлайн, пользуются облачными хранилищами. Благодаря им можно с любого устройства получить доступ к данным, и они не удалятся случайным нажатием «не туда». Если вы их еще не используете, то сейчас самое время начать. Какие сервисы можно применять, мы расскажем в конце статьи.
- Запрашивайте обратную связь. Попросите ваших специалистов выразить свое мнение: что их устраивает, а что нет в удаленном формате.
Это основные принципы, которые сделают трудовой процесс дома более организованным.
Организация работы в удаленном режиме
В предыдущем пункте мы уже затронули моменты о том, как организовать дистанционную работу: создать каналы связи, использовать облачные сервисы, проводить совещания по видеосвязи.
Если у вас небольшое предприятие, выделите 2–3 специалиста, если большое – по человеку на каждый отдел. Пускай они помогут вам разработать регламенты для работы онлайн.
Например, консалтинговое агентство переходит на онлайн-режим. Для этого они подготовили перечень программ, которые будут задействованы:
- в google-календаре каждый отмечает свои планы и выходные дни;
- в Telegram есть общий чат каждого отдела, а также руководителей отделов с начальником;
- для видеоконференций используется Zoom;
- все документы и файлы компании переносятся на Google Диск и так далее.
Потом штаб разрабатывает порядок трудового процесса (правила):
- с 9 утра до 5 вечера каждый должен быть на связи;
- каждый день специалист должен отчитываться о выполненных задачах;
- раз в неделю или чаще будут проводиться онлайн-совещания с начальником;
- если кто-то заболел или по другим причинам не сможет какое-то время работать, сообщать это нужно заранее начальнику отдела.
Также в штабе решили внедрить службу поддержки и раздел FAQ, в котором собраны часто задаваемые вопросы и ответы на них. Например:
- Что делать, если я не могу получить доступ к документам на Google Диске?
- Как установить Zoom и пользоваться им?
- Что делать, если в доме отключили свет, и я не могу доделать задачу?
Если сотрудник не нашел ответа на свой вопрос в разделе FAQ, у него не получилось его самостоятельно решить, он обращается в службу поддержки. Например, наше гипотетическое консалтинговое агентство завалили вопросами:
- У меня на ноутбуке не работает микрофон, что делать?
- У нас с мужем один общий компьютер, ему тоже надо работать, что делать?
- Я живу за городом, у меня медленный интернет, что делать?
Мы уже говорили, что, возможно, у вас получится выделить штатную технику под расписку на время карантина.
Давайте подведем итог, как же организовать удаленный трудовой процесс. Соберите лучших специалистов и пропишите все нюансы: какие программы помогут, какие правила лучше всего создать, какие трудности могут возникнуть.
Обратите внимание! Сразу предугадать все проблемы не получится, особенно в том случае, если опыта в дистанционной работе нет. Но это не страшно: главное начать.
Обязанности работодателя и работников
Перед тем как отправить штат работать в онлайн-режим, с ним надо подписать трудовой договор о дистанционном выполнении обязанностей. Помните, что и на работодателя, и на работников в дистанционном режиме распространяется действие трудового договора.
Больше информации об особенностях регулирования удаленного труда вы можете прочитать в Трудовом Кодексе РФ в Главе 49.1.
В целом, обязанности работодателя и работников остаются такими же, как и при труде в обычных условиях. Первый должен соблюдать права персонала, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, знакомить работников под роспись с принимаемыми в организации нормативными актами, которые связаны с их деятельностью и так далее.
Работники должны добросовестно исполнять свои обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, выполнять установленные нормы труда.
Учитывайте: меняется формат работы, а обязанности, права и уровень оплаты остаются прежними.
Плюсы и минусы удаленной работы
У любого явления есть свои преимущества и недостатки. Дистанционная работа вызывает максимум разногласий. Одни говорят, что за ней будущее, а другие утверждают, что она убивает эффективность и сплоченность сотрудников. Какого мнения придерживаться, – каждый решает сам. Мы только расскажем о положительных и отрицательных сторонах. Прежде чем переводить бизнес на удаленную рабочую деятельность, вы должны знать, какие трудности могут возникнуть.
Давайте отдельно рассмотрим плюсы и минусы организации работы в удаленном режиме для работодателей и работников.
Плюсы для работодателей:
- экономия на содержании рабочего места;
- снижение затрат на приобретение новой или ремонт старой оргтехники;
- если специалист заболеет, он будет спокойно продолжать работать из дома (однако тут зависит от тяжести заболевания);
- если вы и в дальнейшем продолжите работать в таком формате, то отпадет необходимость платить за аренду офиса.
Минусы для работодателей:
- иногда нет возможности быстро передать задачу;
- проблемы с контролем работы (хотя если следовать нашим советам, трудностей с этим не будет);
- снижается командная ответственность;
- риск потери своего авторитета в виртуальном офисе.
Плюсы для работников:
- можно проводить больше времени с семьей: несмотря на то, что отрываться в рабочее время от компьютера не стоит, все же дети и супруг(а) будут видеть вас чаще;
- экономия денег и времени на том, чтобы добраться до работы: в дистанционном режиме можно, не снимая пижаму, сесть за компьютер и начать работать;
- можно работать из любого места, например, некоторые оборудуют «офисное место» у себя во дворе дома: согласитесь, это лучше, чем душный кабинет;
- возможность сохранить рабочее место в кризис.
Минусы для работников:
- сложно выстроить трудовой процесс, особенно, если сотрудники, раньше не работали дистанционно;
- пропадает «командный дух»;
- есть отвлекающие факторы: домочадцы, питомцы;
- не хватает живого общения.
Это обобщенные преимущества и недостатки удаленного трудового процесса. Если вы обдуманно подойдете к нему, то онлайн-работа еще и превзойдет по эффективности традиционный рабочий процесс.
Как управлять и мотивировать штат
Может казаться, что раз сотрудники перешли на работу в онлайн, то контроль над ними потерян. Но это не так. Сейчас достаточно технологий и методов, которые помогают правильно выстраивать удаленный рабочий процесс.
Не забывайте, что в период пандемии и кризиса, сотрудники тоже находятся в стрессовом состоянии. Многие из них будут держаться за свое место еще больше прежнего, ведь потерять сейчас его не хочет никто.
Вернемся к нашему примеру консалтинговой фирмы. Первым делом начальник разослал подчиненным график онлайн-совещаний, регламенты по удаленному труду, памятки по самоорганизации. Также руководитель понимает, что некоторые не готовы к такому формату, поэтому он ни на кого не давит, а оказывает моральную и психологическую поддержку. Он даже дал задание молодому специалисту: уделить время 57-летней сотруднице, чтобы по телефону объяснить ей, как работает облачный сервис, где общаться с коллегами, как отчитываться о выполненной работе.
Наш работодатель предусмотрел также эффективность выполнения задач. Он разработал систему «трех точек». Например, специалисту поставлена задача: рассчитать смету консалтинговых услуг для клиента. После того как специалист изучил ТЗ, он должен отчитаться: все ли ему понятно, обеспечен ли он средствами для выполнения задания, готов ли выполнить – это первая точка.
Если все понятно, то устанавливается время выполнения, например, 2 дня. Спустя один день, специалист снова должен отчитаться, как идет процесс: успевает ли он, есть ли сложности – это вторая точка.
Третья точка – это сдача готовой работы (сметы). Если есть ошибки, она возвращается на доработку, если нет – сотрудник получает следующую задачу.
Обратите внимание! Специалисту можно параллельно поручать несколько задач. Например, рассчитать смету, созвониться с клиентом, подготовить отчет.
Материальная мотивация на дистанционке ничем не отличается от офисной: можно назначить премию работнику или повысить его. Однако можно внедрить и немного другую систему: размер оплаты труда должен равняться количеству выполненных задач и их сложности. То есть нужно сразу указывать, какую сумму специалист получит после завершения задания. А если он выполняет задачу быстрее установленного срока, то получает дополнительное денежное вознаграждение.
Наша рекомендация: уделите больше внимания моральной мотивации. Все-таки при виртуальном общении утрачивается связь с коллективом и руководством. Поэтому чаще хвалите сотрудников, отмечайте их достижения. Даже смайлик в конце сообщения даст понять специалисту, что он работает не в пустоту, его ценят.
Сервисы, которые помогут повысить эффективность онлайн-работы
Сервисов, которые призваны повысить эффективность удаленной работы каждого из сотрудников, так много, что иногда теряешься в них. Мы перечислим самые популярные. Выбирайте на свой вкус, учитывая их плюсы и минусы.
Существуют целые системы для организации онлайн-работы, а точнее – CRM-системы. Наибольшей популярностью пользуются Битрикс24, Мегаплан, AmoCRM, Sales Creatio. В этих системах можно ставить задачи и отслеживать их выполнение, хранить документы, выставлять регламенты, общаться в чате и многое другое.
Если вы ищете сервис облачного хранения данных, то вот список лучших: Google Диск, Яндекс.Диск, Облако Mail.ru, Dropbox и OneDrive от Microsoft. Там работники смогут не только хранить документы, но и создавать и редактировать их онлайн.
Для видеоконференций часто используют: Zoom, Google Hangouts, Skype.
Рекомендуем также опробовать таск-менеджеры. В них можно ставить задачи хоть одному специалисту, хоть целому подразделению. Опишите задачу, поставьте сроки, прикрепите нужные документы и назначьте ответственных. Инструмент собирает задачи в одном месте, поэтому вы сразу будете видеть, кто работает, а кто срывает сроки. Среди популярных таск-менеджеров – Asana, Trello, Flow, Jira.
Если вы в вашей фирме пришли к тому, что не удается соблюдать одинаковый рабочий график, это не страшно. Используйте системы учета рабочего времени. Благодаря им вы сможете контролировать онлайн-работу штата. Обычно используют: RedMine, ActivTrak, Kickdiler, Hubstaff.
Мы с вами рассмотрели, как перейти на дистанционку, какие сервисы использовать, каких принципов придерживаться. Надеемся, вы убедились, что можно также эффективно работать дистанционно. Возможно, после карантина вы и не захотите возвращаться к прежней офисной жизни.
