Электронные трудовые книжки появились еще в 2020 году. В 2021-ом они должны полностью заменить бумажные. JCat.Работа представляет пошаговый алгоритм перехода на новый формат работы.
Переход с бумажного документооборота на электронный — это, бесспорно, важный шаг для развития организаций. Несмотря на ряд спорных вопросов по поводу защиты персональных данных и разных сложностей, электронные документы уверенно «вытесняют» свои печатные прототипы. Не обошла эта участь и трудовые книжки: учет информации о трудоустройстве в электронной форме был введен в тестовом режиме еще в январе 2020 года.
Основаниями для таких нововведений стали изменения в ТК РФ. В статье 66.1. Трудового кодекса РФ указано, что работодатель обязан формировать информацию о трудовой деятельности и стаже каждого члена организации в электронном виде.
Срок перехода на электронные трудовые книжки
Пробный переход на электронные трудовые начался еще в начале 2020 года. Все работники и новички, которые пополнили штат организаций в 2020 году, получили возможность выбора: продолжить заполнять бумажную версию документа или перевести данные в онлайн-вариант. Большинство сотрудников отказывались от таких нововведений в связи со страхом резкой отмены такого распоряжения.
Важно! Для людей, которые отказались от онлайн-трудовой, переход на современный способ учета был возможен, а обратная ситуация — нет. Если сотрудник согласился бы избавиться от бумажной версии документа, пути назад у него уже не было бы: бумажная трудовая книжка считается недействительной.
2020 год был «тестовым» периодом, в течение которого стало очевидно, что эту идею можно считать действительно удачной. В новом 2021 году каждому работодателю придется соблюдать все условия, которые прописаны в Федеральном законе РФ № 436-Ф3 и № 439-Ф3 от 16 декабря 2019 года.
Какая информация хранится в электронном аналоге трудовых книжек?
Единственное различие печатного и онлайн-варианта документа — это форма подачи информации. Содержание документа при этом не меняется. В электронную версию трудовой книжки необходимо внести:
- полное имя сотрудника;
- название организации, в которой он работает;
- период рабочей деятельности;
- должность;
- квалификационный уровень;
- дату, когда человек был принят на работу, переведен на другое место или уволен;
- соответствующий приказ — основание для изменения статуса или увольнения подчиненного.
Электронные варианты трудовых книжек — это ряд преимуществ и для работников:
- сохранность — документ в электронном виде нельзя потерять или испортить;
- легкий доступ — работник может открыть свой документ в удобное время;
- единый порядок учета — у работодателей больше не будет сложностей с приобретением официальных бланков трудовых книжек, и все организации будут предоставлять информацию в едином виде;
- минимальная вероятность ошибок — помарка в бумажном варианте — это катастрофа, а в электронном варианте до сохранения данных в системе можно без труда исправить все опечатки;
- облегчение работы отдела кадров — сотрудники освобождаются от обязанностей хранить бумажные трудовые книжки;
- избавление от копий печатной трудовой при приеме на работу — человек сможет самостоятельно распечатывать нужные страницы.
У работников появляется не только интересный формат привычного документа, но и возможность:
- предотвратить ситуации, когда работодатель не может своевременно выдать трудовую после увольнения из организации;
- получать доступ к информации о своей трудовой деятельности в удобное время;
- в любой момент предоставить трудовую как основание для получения государственных услуг;
- оформлять положенные пенсионные выплаты дистанционно.
Что делать работодателю?
Переход на новую форму работы всегда вызывает много вопросов. Но многие работодатели уже перешли на новый способ оформления информации о трудовой деятельности подчиненных.
Инструкция, которая поможет внедрить электронные трудовые книжки:
- Шаг 1. Проинформировать сотрудников об изменении в правилах оформления документов. Для этого нужно составить персональные письменные уведомления (образец можно скачать по ссылке).
- Шаг 2. Собрать письменные разрешения сотрудников на переход ведения трудовой книжки в новом формате до конца 2020 года. Данные об этом передают в отчете в Пенсионный фонд РФ. Единого бланка для такого разрешения нет: сотрудники могут оформить документ в электронной форме, или работодатель может создать одинаковый шаблон для всех подчиненных (образец можно скачать по ссылке). Также у сотрудника есть право оформить заявление на продолжение хранения информации в бумажном виде (примерную форму заявления можно скачать по ссылке).
- Внести изменения в локальные нормативные акты. Новые условия должны быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка. При необходимости следует внести изменения в трудовые договоры, колдоговор, положения об оплате труда и другие документы.
- Шаг 3. Создать корпоративный аккаунт электронной почты для сотрудников отдела кадров. Это важно для легкой коммуникации между сотрудниками и работодателем.
- Шаг 4. Проверить технические возможности организации. По новым требованиям работодатель обязан подавать регулярные отчеты в Пенсионный фонд РФ. Следует детально изучить Порядок, утвержденный постановлением Правления ПФР №730п от 25 декабря 2019 года. В нем прописаны временные рамки, в которые необходимо успеть подать отчет. Формировать его вручную не нужно: с этим успешно справятся стандартные программы бухгалтерии. Также можно скачать и установить бесплатную программу от ПФР.
Ведение электронных трудовых книжек начинается с момента подачи заявления. Старую при этом нужно выдать сотруднику на руки в течение трех дней в случае, если он оформил разрешение на перевод документа в электронный формат.
Как сотрудник может получить информацию из трудовой книжки?
Еще один важный вопрос для работников — это новый алгоритм получения информации о своей трудовой деятельности. Ситуации могут быть разными: например, для получения кредита, поступления на учебу или прохождения собеседования в другом месте работы сотруднику могут срочно понадобиться данные из трудовой.
В случае с бумажными книжками работнику приходилось официально запрашивать информацию в печатном виде, поэтому переход на электронные трудовые должен существенно облегчить этот процесс.
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения из электронной трудовой книжки можно получить:
- у работодателя, который последним записан в трудовой;
- в Пенсионном фонде РФ или МФЦ РФ;
- в своем кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале государственных услуг.
Во время оформления на работу человек сможет показать будущему работодателю электронную трудовую книжку с цифровой подписью или распечатанную версию документа с подписью.
Электронная трудовая книжка — шаг в будущее
Безусловно, переходный период будет сложным для большинства работодателей: все новое кажется непонятным и сложным. Также «в придачу» к новым требованиям руководители получают строгие рамки сдачи отчетных документов и возможные проверки.
Диджитализация в трудовом праве — это большой шаг вперед к стремительному улучшению организации рабочих отношений. Этот плюс способен «перекрыть» любые трудности и недочеты новой системы.
