Автоматизированная система управления персоналом

Хотите превратить систему управления персоналом в простой и быстрый процесс с максимальной эффективностью? Автоматизируйте его. Сервисы по автоматизации рекрутинга не только экономят рабочее время, но и делают рутинную работу эйчарщика более продуктивной. А теперь подробнее обо всем.

Что понимают под автоматизированной системой управления персоналом

При всей своей кажущейся простоте процесс подбора персонала – это комплекс рутинных задач, на решение которых уходит огромное количество временных ресурсов. И если европейские и американские компании уже давно используют для поиска и управления персоналом HRM-системы, то в нашей стране такая практика еще на стадии открытия для большинства организаций. 

Автоматизация управления персоналом предусматривает использование программного обеспечения для эффективного распоряжения человеческими ресурсами. Рекрутеры все так же будут заниматься поиском кадров и всеми связанными с отбором и наймом операциями, а рутинную работу за них будут выполнять автоматические системы.

Как отмечает Арсений Федоткин, генеральный директор рекрутингового агентства Selecty, всего спустя 5 месяцев после автоматизации HR, количество закрытых вакансий на 1 рекрутера в месяц увеличилось на 50%, а время на отбор кандидатов сократилось на 20%.

Какие выделяют HRM-системы

В зависимости от степени автоматизации процессов, в рекрутинге выделяют 3 вида (или системы) HRM:

1. Программы первого уровня. Позволяют автоматически рассчитывать заработную плату. Несмотря на то, что у таких систем ограниченный функционал, на данный момент это наиболее популярный продукт.
2. Программы второго уровня. Обеспечивают полную автоматизацию кадрового учета. В отличие от программных продуктов первого уровня, здесь уже можно устанавливать дополнения.
3. Программы третьего уровня. С помощью таких автоматизированных систем можно не только рассчитывать заработную плату и вести кадровый учет, но и создавать индивидуальные ПО по обучению специалистов, планированию ротации кадров, проводить аттестации и многое другое.

Комплексная автоматизация считается наиболее эффективной.

Что можно и нужно автоматизировать в процессе подбора персонала

В работе с персоналом можно автоматизировать большинство операций. Отдельного внимания заслуживает подбор кадров, так как именно на него тратится огромное количество времени.

Как отмечает American Management Association, в Америке, чтобы заменить уволившегося из компании работника, нужно потратить от 30 до 150% годового оклада. Это значит, что текучка кадров снижает эффективность работы всего предприятия.

Вот 7 основных процессов, которые обязательно следует автоматизировать:

1. Перенос всех резюме в одну онлайн-базу. Во многих организациях все резюме (новые и старые, давно забытые и еще непросмотренные) хранятся в папках на компьютере, которые просто захламляют и тормозят ПК. Этот процесс требует автоматизации в первую очередь. Только представьте, как это удобно, когда все резюме, полученные из работных сайтов, соцсетей и прочих источников, будут загружаться в одну систему, отсеивая при этом дубликаты. В зависимости от выбранного ПО всю информацию по кандидатам можно отсортировать (образование, опыт работы, ключевые навыки и другое), а самим соискателям присвоить разные статусы, выделив наиболее перспективных.
2. Поиск подходящих резюме в своей базе. Часто рекрутеры тратят уйму времени на поиск конкретного резюме, которое уже было просмотрено и оценено. Автоматизировав систему, вы обеспечите гибкий и быстрый поиск по своей базе. Чтобы моментально находить нужных кандидатов, хорошо иметь сервис с поиском по заданным параметрам (опыт работы, готовность к командировкам, знание иностранного языка и так далее). Автоматическая выборка дает точность, которой невозможно достичь при ручном отборе. Допустим, вы ищете менеджера по продажам, а находите резюме помощника руководителя, у которого есть опыт работы в торговле. И этого не избежать, если продолжать хранить все данные в папках.
3. Приглашение кандидатов на собеседование. Если у вас есть 2–3 соискателя, которым нужно выслать приглашение на интервью, это можно сделать и вручную (но зачем?). При массовом же подборе рекрутеру приходится совершать огромное количество одних и тех же операций: открыть резюме, отыскать и скопировать адрес соискателя и его имя, вставить эти данные и текст в письмо, отправить. Автоматизировав систему, от рекрутера потребуется лишь создать подходящий шаблон и отправлять приглашения на собеседования прямо из профиля кандидата. Это позволяет за час обрабатывать сотни соискателей.
4. Планирование собеседований. Устали переносить информацию из карточек кандидатов в планировщик? Автоматизируйте систему и забудьте о скучной работе. Хороший сервис по автоматизации позволяет легко настраивать оповещения о разных событиях, которые будут приходить на почту или ваш девайс, используя синхронизацию, а также сверяться, на какое время назначено собеседование или обзвон кандидатов и прочее. 
5. Обратная связь по кандидатам. Это особенно актуально для рекрутинговых компаний, ведь в большинстве случаев специалисты по поиску персонала обсуждают соискателей с заказчиками, используя почту или другие методы связи. Но как часто при этом можно запутаться в письмах, файлах, столкнуться с непониманием, о каких кандидатах идет речь? Автоматизированные системы сделают процесс обсуждения кандидатов более быстрым и простым. 
6. Сообщение кандидату об отказе или зачислении в штат. Многие рекрутеры, чтобы сэкономить время, не связываются с соискателем в случае отказа и даже не отправляют ему никакой информации. Такая тактика негативно отражается на HR-бренде компании. Не получив обратную связь, соискатель начинает сожалеть о том, что потратил впустую время. Как исправить ситуацию? Автоматизировать и эту систему. Достаточно воспользоваться шаблонами из сервиса, в которые уже будут подставлены имя кандидата, желаемая вакансия и причина отказа в найме. Это займет всего пару секунд, а результат проделанной работы положительно отразится на всем отделе управления персоналом. Этот принцип используется в любом общении с кандидатом, например, когда нужно сообщить о том, что он принят.
7. Аналитика и отчетность. Как понять, насколько эффективно работает менеджер по управлению персоналом и отдел HR в целом? Отчеты скажут все лучше любых слов, особенно их графический вариант. С помощью диаграмм и графиков руководитель сможет убедиться, что рекрутер усердно выполняет свои обязанности по поиску ценных кадров. HR-менеджеру же будет проще продемонстрировать своему руководству, какие действия следует предпринять, чтобы быстро пополнить штат ценными кадрами. Причем автоматические системы делают все сами. Каждое действие пользователя, когда бы оно ни совершалось, хранится в памяти ПО и используется для построения графиков и диаграмм по заданным параметрам. 

Какие отчеты чаще всего используются в рекрутинговой системе?

Наиболее популярный отчет, используемый при поиске сотрудников, – это воронка соискателей. Как он работает? Допустим, рекрутер назначил в отчетном месяце 100 собеседований, но только 60 соискателей пришли на интервью. Казалось бы, такой результат достаточно низкий. Возможно, было бы эффективнее обзвонить всех кандидатов и напомнить о предстоящем собеседовании? Но в рекрутинге не все так просто. Здесь все зависит от типа вакансии. Проанализировав статусы кандидатов в системе, можно сделать правильные выводы и повысить эффективность работы всего HR-отдела.

Эффективность источников кандидатов – важный отчет, особенно в случаях, когда нужно найти нового специалиста, а время и бюджет ограничены. С помощью автоматической системы можно проанализировать наиболее эффективные источники подбора персонала для конкретных вакансий и уделить максимальное внимание именно им. Так можно снизить расходы бюджета и трудозатраты. Разные работные сайты следует оценивать отдельно, как и социальные сети.

Причины отказа – еще один важный показатель. Тут нужно учитывать два направления: почему кандидаты сами отказались от должности, почему им отказал работодатель. Это позволит предпринять действия, которые помогут кандидатам активнее трудоустраиваться. Например, нужно срочно закрыть вакансию, а соискатели не выстраиваются в очередь. На основе анализа можно найти определенную причину отказа, на которую ссылалось 30% кандидатов (например, не подходит график работы). С конкретными цифрами и предложением можно уже идти к руководителю и рассчитывать на то, что он пойдет навстречу и изменит условия. 

Анастасия Попова, дивизиональный HR одного из крупнейших производителей алкоголя в России – Алкогольной Сибирской группы, отмечает, что менее чем за полгода после внедрения автоматизации в рекрутинге в компании в 1,5 раза сократились сроки закрытия массовых вакансий и в 3 раза – время на формирование аналитических отчетов. Эффективность организации собеседования увеличилась в 2 раза, а посещаемость группового интервью при массовом подборе – в 3 раза.

При этом каждый рекрутер экономит в месяц на рутинных операциях 38% рабочего времени. Директорам HR-отделов стало проще формировать заявки на поиск персонала, а также взаимодействовать с рекрутерами. HR-бренд компании усилился, в целом появились новые возможности для работы. Такая практика компании, которая входит в топ-3 производителей водки в России, заслуживает доверия и подражания.

Как может помочь наш сервис

Вы уже убедились, что для эффективного управления кадрами нужно автоматизировать работу рекрутингового отдела? Самое время выбрать подходящие сервисы. Если вам нужно быстро находить подходящих кандидатов и закрывать вакансии, воспользуйтесь сервисом JCat. Это эффективная площадка по размещению объявлений, которая обеспечит вашей компании ряд преимуществ:

• публикуя вакансию всего на одной площадке, вы автоматически размещаете ее на 99% всех специализированных сайтов;
• кандидаты со всех ресурсов будут собраны в одном месте – создается единая база;
• со всеми кандидатами удобно работать: им можно присваивать статусы, назначать и проводить собеседования и прочее;
• встроенные шаблоны позволяют отвечать кандидатам в один клик;
• обо всех вакансиях и откликах вы будете получать подробные отчеты;
• с помощью демонстрационных графиков вы сможете оценивать статистические данные и вести аналитику.

А еще – у сервиса JCat простой и удобный интерфейс. При подключении премиум-аккаунта можно получать на 300% откликов больше.