Дисциплина – лучший инструмент для повышения эффективности и продуктивности организации. JCat.Работа расскажет о современных эффективных способах контроля работы кадров.
Рабочее время – это тот период, в течение которого сотрудник непосредственно выполняет свои обязанности. Это понятие четко прописано в соответствующей статье Трудового кодекса РФ. А вот длительность периода рабочего времени зависит от конкретных условий работы. Локальные документы и приказы отдельных организаций позволяют задействовать сотрудников для выполнения их профессиональных обязанностей в нерабочее время, при этом возможность и условия «сверхурочной» работы должны быть четко прописаны в договоре.
Без планирования в этом деле не обойтись: только четкая организация времени позволит оптимизировать деятельность всей организации. При этом возникает закономерный вопрос: как организовать систему контроля времени работы кадров?
Виды контроля
Прежде всего нужно определиться, что именно важно контролировать в организации. Ответ на этот вопрос поможет найти лучший способ решения задач. Условно все варианты можно разделить на две основные категории:
- Контроль физического присутствия. Здесь все просто: к примеру, на режимном предприятии все должны быть на работе не позже, чем указано в правилах внутреннего распорядка, а опоздания обязательно фиксируются и влекут за собой штрафные санкции. Для этого должна быть установлена «проходная» – место, где контролируется приход на работу и момент, когда сотрудник покидает предприятие.
- Контроль работы сотрудников с учетом времени продуктивности. Этот вид контроля организовать сложнее: необходимо не просто определить, во сколько сотрудник пришел на работу и вышел из компании, а зафиксировать момент, когда он приступил непосредственно к выполнению своих служебных обязанностей. Это важно для того, чтобы оценить качество использования рабочего времени, особенно если должностная инструкция предусматривает выполнение конкретных задач в определенные сроки. Например, изготовление деталей, прием пациентов или выполнение задач на ПК.
В некоторых ситуациях важно определять продуктивное и непродуктивное время работы. Например, если речь идет о работе за компьютером, то важно проконтролировать не только время прихода сотрудника на работу (и даже не время включения ПК), а непосредственно период выполнения рабочих задач. При этом могут использоваться такие методы контроля, как дистанционное наблюдение за происходящим на экране, записи с камер, тайм-трекеры или периодические проверки в любом удобном для руководителя виде. Такая же ситуация касается сотрудников call-центра: их разговоры могут быть прослушаны для сравнения реальных результатов работы и заявленных достижений.
Не менее важно организовать эффективный учет рабочего времени фрилансеров или сотрудников на дистанционке. Конечно, если речь идет об оплате за результат работы и проектном менеджменте, то контроль времени работы сотрудников отходит на второй план – основным критерием становится выполнение определенного объема задач в указанные сроки.
Способы контроля рабочего режима
Если речь идет о небольших организациях, начальник может попробовать самостоятельно следить за подчиненными. Однако это далеко не всегда удобно, не говоря уже о том, что такое поведение не способствует формированию доверительных отношений между руководством и персоналом.
Поэтому личный контроль работы сотрудников начальнику лучше даже не пробовать воплощать в реальность.
Способы определения времени, проведенного сотрудником на работе, отличаются по сложности исполнения, степени технологичности, эффективности и другим критериям, поэтому каждый руководитель у себя в компании может внедрить максимально подходящие методики.
Раньше для этих целей использовались различные механические устройства, табель или журнал, которые велись от руки.
Сегодня мир электроники открывает для нас новые возможности: программное управление берет на себя основные функции учета и контроля рабочего времени.
Однако многие учреждения, преимущественно государственной формы собственности, предпочитают использовать традиционные способы того, как организовать фиксацию времени прихода и контроль ухода сотрудников. Среди них:
- организация дежурного поста;
- назначение ответственного или дежурного за контроль прихода сотрудников на работу;
- ведение журнала самозаписи.
Самостоятельный учет времени прихода-ухода в соответствующих документах развивает в сотрудниках чувство ответственности и помогает ощутить собственную значимость на работе. Однако лучше, если в таком случае на предприятии будет внедрена дополнительная система контроля, например, камеры видеонаблюдения.
Один из самых популярных вариантов учета времени прихода и ухода персонала – это пропускные системы. В таком случае сотрудники компании могут зайти в офис только по специальным карточкам или отпечаткам пальцев. В момент пропуска фиксируется время. Информация по каждому сотруднику хранится в отдельном файле, доступ к которому есть в любой момент.
Для более глубокой оценки деятельности кадров во время работы необходимо позаботиться о внедрении автоматических систем мониторинга рабочего времени. У них высокая цена, но при этом стоимость покрывается достаточно быстро: с менеджеров снимаются функции контроля, а затраты работодателя минимизируются за счет того, что сотрудники начинают серьезнее относиться к дисциплине.
Руководство может организовать на рабочих местах подчиненных такие варианты контроля:
- контроль работы персонала с помощью записей телефонных разговоров с клиентами;
- контроль деловой переписки для выявления эффективности и продуктивности работы;
- записи с камер наблюдения для определения присутствия сотрудника на месте в период рабочего времени;
- выполнение задач в период между моментом включения ПК и его выключением.
Установка системы видеонаблюдения связана с дополнительными расходами на оплату работы специальной команды, которая будет непрерывно контролировать происходящее на мониторах. Такой вариант не всегда удобен, однако в некоторых случаях только видеонаблюдение может помочь организовать дисциплину в компании.
У каждого из методов есть преимущества и недостатки, и задача руководителя – понять, что станет максимально эффективным инструментом для его организации.
JCat.Работа рекомендует комплексный контроль работы персонала. При этом важно предупредить коллектив о новых условиях мониторинга заранее, ведь новость о внедрении системы контроля может принести результаты еще до ее установки.
