Положение о коммерческой тайне в 2021 году

Чтобы избежать разглашения ценной служебной информации, нужно грамотно ее защитить. JCat.Работа расскажет, как подготовить положение о коммерческой тайне по актуальным стандартам.

Этот документ — защита не только для работодателя, но и для всей компании в целом. Он нужен, чтобы защитить секретные данные от утечки и определить последовательность действий на случай, если сохранить коммерческую тайну не удалось. 

Также важно учитывать, что в последнее время многие сотрудники перешли на дистанционный режим работы, поэтому в положении необходимо принимать во внимание особенности их деятельности.

Основы положения о коммерческой тайне в 2021 году

Положение представляет собой локальный нормативный документ — акт, который определяет обязательства в отношении хранения коммерческой тайны. Требования положения могут распространяться на сотрудников всей организации, одного структурного подразделения или на конкретного человека.

Чтобы избежать недопонимания в этом вопросе, в документе точно указывают, что считается коммерческой тайной именно в этой организации: без детализации акт будет недействительным. Также важная часть касается последствий за несоблюдение требований положения: отдельный пункт содержит информацию о том, какую ответственность несут сотрудники, что им «грозит» за нарушение обязательств хранить коммерческую тайну. 

Какой должен быть объем положения

Количество и особенности разделов, а также общий объем документа остаются на усмотрение руководителя. Все зависит от ценности информации, которую нужно сохранить в тайне. 

Положение может быть лаконичной инструкцией — кратким пособием, в котором тезисно указывают такие данные:

• перечень сведений, которые не подлежат разглашению;
• список сотрудников, у которых есть доступ к секретной информации;
• санкции, которые ожидают нарушителей. 

При необходимости можно составить объемный документ с детализированным указанием всех аспектов сохранения секретов организации. 

Основные разделы, которые следует включить в акт о коммерческой тайне в 2021 году:

1. Общие положения. В начале любого нормативного акта важно определить термины, которые в дальнейшем будут использовать в тексте документа. Положение о том, как хранить документы с коммерческой тайной, — не исключение. В первом пункте нужно указать цель составления положения, общие аспекты его применения, а также объяснения основных понятий: что такое «коммерческая тайна», «конфиденциальная информация». 
2. Перечень данных, которые относятся к конфиденциальной информации. Следует как можно конкретнее указать, что именно охраняется этим положением. Так сотрудникам будет проще выполнять указанные условия. 
3. Порядок допуска сотрудников. Если с секретными данными могут работать только определенные категории сотрудников, нужно описать инструкцию о получении такого разрешения. Также в этом пункте следует указать основания для прекращения доступа к особо ценной информации.
4. Обязанности работников, которых допускают к конфиденциальной информации. Здесь необходимо указать, какие манипуляции сотрудники могут совершать с конфиденциальной информацией, что им категорически запрещено делать. 
5. Организация работы с секретными документами. Учитывая важность конфиденциальных данных, следует также подробно указать технологию и сроки хранения, механизмы передачи и правила уничтожения таких материалов.
6. Порядок того, как защитить документы с коммерческой тайной при обработке информации. В этом пункте нужно указать, какие можно использовать технические и программные меры для защиты документов в момент их передачи и копирования. 
7. Технические требования к рабочим местам и оборудованию. Чтобы сотрудники могли беспрепятственно выполнять все условия положения, важно обеспечить для них соответствующую материально-техническую базу. Следует описать порядок опечатывания помещений, использования ключей, сохранение документов в сейфах и другие подробности поведения сотрудников на рабочем месте.
8. Ответственность. Под этим термином чаще всего подразумевают последствия, которые ждут сотрудников в случае нарушения правил данного положения. Если для расследования таких инцидентов необходимо создать комиссию, опишите порядок действий в этом разделе документа. 
9. Контроль. Обычно основные контролирующие функции руководитель оставляет за собой, однако в обязанности его заместителей или руководителей отделов при этом входит необходимость следить за сохранением коммерческой тайны «на местах». В этом пункте нужно точно указать, в какой форме должен происходить контроль, его периодичность, способы, а также особенности оформления результатов проверок.
10. Заключительные положения. Здесь следует указать все нюансы утверждения этого акта, порядок изменения условий документа и другие нюансы.

Если в компании есть юрист, важно, чтобы специалист принимал непосредственное участие в составлении документа или внимательно внес правки в черновой вариант, который предоставил руководитель.

Что включить в список секретных сведений

Руководство каждой компании вправе самостоятельно решать, что отнести к служебной тайне. 

Чаще всего речь идет о таких сведениях, как:

• персональная информация о клиентах;
• внутренние наработки;
• схемы производственного процесса, алгоритмы создания продуктов;
• информация о продукции;
• планы развития организации;
• данные о финансовой деятельности.

Чтобы избежать недопонимания, следует описать способы распознавания конфиденциальной информации. Это могут быть грифы секретности, специальные пароли и программы шифрования. 

Грамотно составить список секретных данных поможет ряд Федеральных Законов: № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», № 149-ФЗ «Об информации…», № 152-ФЗ «О персональных данных», а также «Перечень сведений конфиденциального характера», утвержденный Указом Президента РФ.

Что не относится к коммерческой тайне

Важное правило определения секретных данных гласит, что нельзя вносить в список засекреченной информации общедоступные сведения, которые известны третьим лицам. Если материал можно найти в открытых источниках, обеспечить его сохранение в тайне невозможно.

В том, какие сведения не могут быть коммерческой тайной, поможет разобраться Федеральный Закон №98-ФЗ.

Что включить в положение про коммерческую тайну для сотрудников «на удаленке»

В условиях дистанционной работы следует учитывать последовательность действий сотрудников и возможность удаленного доступа к ценной информации. В положении нужно прописать порядок работы с важными сведениями, особенности хранения таких данных. Если во время «удаленки» сотрудники используют корпоративную технику, следует запретить доступ к информации с личных устройств. Также нужно прописать правило о смене паролей после увольнения работника, у которого был дистанционный доступ к коммерческой тайне. 

Ответственность за разглашение коммерческой тайны

В случае, если работник все же нарушил требования положения, его можно привлечь к разным видам ответственности. 

Согласно процедуре, описанной в положении, по факту действий такого сотрудника нужно провести служебное расследование или экспертизу. В зависимости от результатов исследования ему грозит:

• дисциплинарная ответственность (вплоть до увольнения из организации);
• материальная ответственность;
• уголовная ответственность (вплоть до лишения свободы). 

Актуальное положение про коммерческую тайну: образец 

Упростить подготовку положения помогут примеры документа: опираясь на них гораздо проще создать свой локальный нормативный акт. Но не стоит забывать, что ни в одной организации не будет таких же точно обстоятельств, поэтому следует внимательно продумать свои, уникальные положения бумаги. 

Образец положения:

Таким образом, нормативно-правовой акт о коммерческой тайне нужно составить в соответствии с действующим законодательством. Основные разделы документа:

• детальное описание того, какая информация составляет сведения коммерческой тайны;
• особенности работы с такими данными;
• последствия их разглашения.

Кроме того, важно подчеркнуть и донести до сотрудников, что сохранение этой тайны — важная стратегическая задача для всей организации, а не просто «прихоть» работодателя.