HR-процессы

Раньше на предприятии было достаточно одного-двух кадровиков, которые принимают на работу, увольняют и ведут табель учета рабочего времени. Но сейчас руководители многих организаций осознали, что кадры – главный ресурс компании. Поэтому создаются целые отделы, которые занимаются управлением персоналом, его мотивацией и развитием. Эти и другие задачи входят в понятие «HR-процессы». Что это такое, из каких этапов они состоят, мы рассмотрим в этой статье. Дочитайте ее до конца, и у вас сложится полная картина, чем же занимается менеджер HR.

HR-процессы в организациях

Если максимально упростить HR-процесс и посмотреть на него с точки зрения сотрудника, то он сводится к следующему: прием на должность – работа – увольнение.

Однако с точки зрения HR-специалиста процесс немного сложнее:

1. Планирование кадров. 
2. Поиск сотрудников.
3. Отбор кандидатов.
4. Адаптация новых специалистов.
5. Аттестация штатных сотрудников.
6. Развитие и мотивация кадров.
7. Делопроизводство.

Из всех этих составляющих и складывается единый процесс кадрового отдела. Давайте рассмотрим эти HR-процессы подробнее и с примерами.

Планирование кадров

Планирование бывает краткосрочным (на 1 год) и долгосрочным (3–5 лет). Как правило, в компаниях придерживаются краткосрочного плана.

Кадровое планирование – это постоянный процесс. Нельзя один раз сесть и запланировать на 10 лет вперед, какие специалисты и когда понадобятся. Сотрудники неожиданно увольняются, уходят в декрет, открываются новые отделы и срочно появляется необходимость в узких специалистах. Даже предсказать расходы на заработную плату сотрудникам не всегда возможно. Например, экономический кризис в стране становится причиной того, что доход компании снижается. Тогда зарплаты приходится урезать или сокращать штат. Поэтому планирование кадров не должно проходить реже, чем раз в три года.

В кадровом планировании нужно опираться на цели и задачи компании. Так, если предприятие в будущем планирует увеличить объем выпускаемой продукции, понадобится больше рабочих рук. Если у компании в планах повысить узнаваемость бренда, тогда нужны узкие специалисты по бренд-маркетингу и т.д. Важно также предусмотреть план действий, если нужные сотрудники не будут найдены в запланированный срок, или компания не успеет их обучить.

Во всем этом помогут ответы на основные вопросы:

1. Сколько работников и когда понадобится? Какие навыки у них должны быть? Например, если компания ищет бренд-маркетолога, то он должен уметь анализировать рынок и покупательский интерес к бренду, составлять бюджет для продвижения бренда, уметь находить нестандартное решение и т.д. 
2. Как привлекать новых сотрудников в компанию? Понадобится ли сокращение или оптимизация штатных кадров? Если искать бренд-маркетолога, то как: в соцсетях, с помощью СМИ, по рекомендациям? А, может, необязательно искать нового специалиста, если можно обучить штатного маркетолога?
3. Как эффективно использовать человеческие ресурсы в компаниях? HR-специалист должен оценивать личные и профессиональные качества сотрудников и смотреть, где они будут более эффективны. Например, в отделе веб-разработки один программист проявляет лидерские качества – в будущем из него выйдет руководитель отдела. 
4. Каких затрат потребует найм персонала, обучение, мотивация и т.д.?

Важно, чтобы все эти процессы HR обсуждались с директором компании и руководителями отделов.

Поиск персонала

На основе проведенного кадрового планирования менеджеры HR начинают поиск специалистов. 

Первое, что нужно сделать – описать должность и основные навыки сотрудника. Если вакантное место ответственное, +рекомендуем составить профиль должности. Что это такое, как его составлять, мы рассматривали в одной из предыдущих статей.

После того как портрет специалиста будет составлен, нужно написать вакансию. Если вы ищете кассира в магазин, то достаточно указать заработную плату, адрес магазина, а для формальности – требования к сотруднику: ответственный, коммуникабельный, пунктуальный. Но если вы ищете специалиста, к составлению вакансии нужно подойти тщательно:

• описать четкие навыки и требования к кандидату, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей;
• описать условия работы, возможности карьерного роста, развития и все то, что может заинтересовать специалиста.

Не забывайте, что хороших кадров мало, и все компании за них борются. Поэтому ваше предложение должно быть конкурентоспособным и по уровню оплаты, и по условиям работы. Чтобы вы выбрали: работать в кабинете на 10 человек, а на обед ходить в ближайшую забегаловку или работать в личном кабинете, а обедать бесплатно в офисном кафетерии? 

Далее нужно разместить вакансию. Для этого подойдут рекрутинговые сайты, СМИ, соцсети. Можно использовать хедхантинг, эксклюзивный поиск и другие методы поиска персонала (их мы также подробно рассматривали в предыдущих статьях). 

Далее в кадровые процессы компании входит просмотр резюме, откликов, общение с кандидатами и приглашение на собеседование. Мы плавно переходим к следующему этапу кадрового процесса – оценка и отбор кадров.

Оценка и отбор кандидатов

Обязательный этап процесса подбора персонала – это сбор основной информации о кандидатах. Во-первых, нужно проверить достоверность предоставленной информации: дипломы, сертификаты, рекомендации с прошлых мест работы и прочие документы. Во-вторых, необходимо узнать, соответствует ли кандидат должности своими основными профессиональными навыками и личными качествами. Для этого проводят следующие процессы:

• интервью;
• тестирование;
• профессиональные опросники.

Интервью

Зачастую кандидатов приглашают на обычное собеседование и задают стандартные вопросы: где раньше работали, почему ушли, какие у вас достоинства и недостатки, почему хотите работать у нас. Но эти процессы можно сделать более эффективными, если использовать одну из методик интервью: по компетенциям или STAR.

Их суть в том, чтобы узнать реальные навыки соискателя, как он их применяет на деле. Кроме того, эти методики отражают не сухие факты (2 высших образования, стаж 7 лет), а опыт кандидата, процессы и ситуации, с которыми он сталкивался, а также то, как он их решал. Например, вы просите рассказать о том, как кандидат увеличил продажи, какие методы использовал, насколько они были эффективны. По ответу собеседника вы поймете, как он мыслит, действует, а благодаря этому – сможете спрогнозировать его успех на службе в будущем.

Обратите внимание! Интервью с таким процессом подходит для ответственных должностей: менеджеров, узких специалистов, генеральных директоров, руководителей. Если вы нанимаете бухгалтера, водителя или делопроизводителя – будет достаточно традиционного собеседования.

Разновидностей интервью много. Еще есть, например, brainteaser-интервью, где респонденту нужно ответить на каверзные вопросы, а интервьюеру – оценить нестандартность мышления. Или стресс-интервью, когда сотрудники HR намеренно создают напряженную обстановку, чтобы вывести собеседника из равновесия и посмотреть на его реакцию.

Тестирование

Это еще один метод в процессе оценки и отбора кандидатов. Тесты бывают на выявление личностных и профессиональных качеств. 

Например, требуется нанять руководителя в отдел по связям с общественностью. Нужно выбрать специалиста стрессоустойчивого, коммуникабельного, с лидерскими качествами и т.д. Оценить характер кандидатов помогут психологические тесты. Они бывают разные: цветовые, стандартные опросники с вариантами ответов и другие.

Обратите внимание! Важно, чтобы тест проводил психолог, поскольку результат зависит от правильной интерпретации ответов. Квалифицированный психолог оценивает не только сами ответы респондентов, но и их поведение в процессе: кандидаты отвечают честно или пытаются сказать то, что от них хотят услышать.

Для выявления практических навыков и знаний кандидатов используют другую разновидность тестирования – профессиональные опросники.

Профессиональные опросники

Этот может быть анкета с вариантами ответов или вопросы на проверку нестандартного мышления, где респонденту нужно самому написать ответ. Также это могут быть какие-либо задачи по основным навыкам кандидатов. Например, программистам нужно найти ошибку в коде, а менеджерам по продажам – придумать ответ, который успокоит недовольного клиента.

Такие опросники помогут оценить логическое и системное мышление, умение анализировать информацию, работать с клиентами и многие другие компетенции. Главное в этом процессе – подбирать тип вопросов по профессии кандидатов. 

Мы рассмотрели популярные процессы оценки, которые используются в кадровых процессах большинства компаний. Кроме того, некоторые еще проводят настольные игры, ассессмент-центр и даже привлекают графологов.

Адаптация персонала

Какой бы опытный ни был нанятый специалист, ему нужно время, чтобы приспособиться к новой компании, ее сотрудникам и устоям. Ускорить эти процессы помогают специалисты HR. 

HR-специалист проводит курс общей ориентации. Этот процесс включает знакомство с:

• правилами и политикой компании;
• условиями работы;
• техникой безопасности (если необходимо);
• отношениями с профсоюзом и т.д.

В крупных компаниях эйчары следят первые недели за работой новеньких, отвечают на все вопросы и помогают быстрее влиться в коллектив и рабочие процессы. 

Аттестация штатных сотрудников

HR-процесс не ограничивается наймом специалиста и помощью в адаптации. Важно систематически проверять соответствие сотрудников занимаемой должности.

Для этого менеджеры HR:

• разрабатывают график проведения аттестаций;
• определяют состав комиссий;
• готовят персонал к процессу аттестации: объясняют цели проведения, что от них требуется.

Аттестация поможет выявить квалификацию, мотивацию персонала. На основе этого процесса эйчары оптимизируют рабочую силу: возможно, кого-то придется уволить, кого-то повысить, а других – отправить на курсы повышения квалификации.

Обратите внимание! Согласно закону, проводить аттестационный процесс нужно 1 раз в 3 года.

Развитие и мотивация персонала

Следующий этап процесса эйчар – это повышение компетенции и мотивации персонала.

С компетенцией легче: менеджеры HR отправляют сотрудников на целевые курсы, тренинги, семинары. Специалистам, которые успешно проходят этот процесс, обещают повышение заработной платы и карьерный рост в будущем.

Мотивационные процессы немного сложнее, тут часто возникают проблемы: 

• если наградить специалиста небольшой суммой, его это может обидеть;
• если постоянно награждать высокими суммами, сотрудник может подумать, что не нужно стараться, ведь и так платят хорошо;
• в компаниях не всегда есть бюджет для материального стимулирования.

Опытные эйчары знают, как преодолеть эти проблемы. Мотивация не всегда должна быть материальной, еще есть моральная:

• продвижение по служебной лестнице;
• приглашение в процесс совещаний с руководством;
• создание дружеской атмосферы в коллективе;
• публичное признание достижений или фотография на доске почета;
• улучшение условий труда для конкретного сотрудника (например, выделить отдельный кабинет или заменить старый компьютер на новый).

Однако и про материальную мотивацию забывать не надо. Для этого создается система льгот, бонусов и премий так, чтобы сотрудники заранее представляли, сколько они получат, если будут эффективно работать. Есть и другие дополнительные способы:

• повышение заработной платы;
• страховки, социальные пакеты;
• обучение за счет компании;
• путевка для сотрудника и его семьи;
• бесплатные билеты в кино, театр, цирк. 

Цель процесса мотивации – объединить интересы компании и персонала. Так, компании нужна эффективная работа, а сотрудникам – достойная оплата, признание и другие приятные бонусы.

Делопроизводство в HR-процессе

И последний, но не менее важный этап процесса кадрового управления – это делопроизводство. Задача эйчаров – обеспечить в компании непрерывный процесс документооборота, который связан с персоналом: его перемещением, наймом, увольнением, расчетом рабочего времени и заработной платы. 

В основные процессы кадрового делопроизводства входит:

• создание личных дел сотрудников;
• оформление справок и больничных листов;
• подготовка кадровых приказов;
• составление табеля и учет рабочего времени;
• начисление заработной платы и т.д.

Обратите внимание! В крупных компаниях нанимают кадровых работников, которые занимаются процессом ведения документации, и отдельно – специалистов для процесса найма и развития персонала. Распространено также отдавать процесс кадрового делопроизводства на аутсорсинг. 

Вести кадровый документооборот – крайне важно. За неправильно составленную документацию или за ее отсутствие компания понесет административную или материальную ответственность. 

Мы рассмотрели полный цикл процесса эйчар и можем сделать вывод, что кадровый процесс – это реализация функций кадрового отдела от планирования найма персонала до его адаптации в компании и аттестации. 

Кадровые процессы оказывают большое влияние на развитие компании, ведь квалифицированные и мотивированные сотрудники помогают организации двигаться вперед и достигать поставленных целей.